PPIC sering denger tapi apa ya...???

Apa sih PPIC? PPIC singkatan dari Production Planning & Inventory Control.
Memang hanya sebentar menjadi staff PPIC di PT Pulau Sambu Guntung, Riau, tapi ilmu yang kudapat lumayan banyak. Semoga apa yang aku tulis ini bisa berguna.

PPIC merupakan bagian dari organisasi perusahaan yang menjembatani 2 department yaitu: marketing & produksi.

PPIC menterjemahkan kebutuhan pengadaan produk jadi untuk marketing kedalam bentuk rencana produksi & ketersediaan bahan baku serta bahan pengemas.

PPIC demikian penting peranannya dalam operasional perusahaan karena berkaitan erat dengan “cash flow/ aliran dana” & kinerja bagian produksi secara umum.

Apa sih fungsi PPIC?

1. Men-sinergi-kan kepentingan marketing dan manufacturing

2. Mengintegrasikan/ memadukan pihak-pihak dalam organisasi (marketing, produksi, personalia, dan keuangan) agar dapat bekerja dengan baik.

Syarat apa saja agar kerja PPIC bisa optimal?

1. Ada rencana Sales dari marketing Department

2. Ada formula standard dari semua produk

3. Ada standard kapasitas produksi dan tenaga kerja

4. Ada standard yield dari semua produk

5. Ada pedoman waktu (delivery time) untuk pengadaan bahan/material, baik lokal maupun impor.

6. Ada batasan minimum dan maksimum stock

7. Ada koordinasi dan komunikasi yang baik dengan elemen terkait antara bagian marketing, inventory, produksi, personalia, quality control dan F&A (Finance & Accounting)

Tugas - tugas PPIC adalah sebagai berikut :

1. Membuat rencana produksi dengan berpedoman rencana Sales Marketing

2. Membuat rencana pengadaan bahan berdasarkan rencana dan kondisi stock dengan menghitung kebutuhan material produksi menurut standard stock yang ideal (ada batasan minimal dan maksimal yang harus tersedia)

3. Memantau semua inventory baik untuk proses produksi, stock yang ada di gudang maupun yang didatangkan sehingga pelaksanaan proses dan pemasukan pasar tetap berjalan lancar dan seimbang

4. Membuat evaluasi hasil produksi, hasil penjualan maupun kondisi inventory

5. Mengolah data dan menganalisa mengenai rencana dan realisasi produksi dan sales serta data inventory

6. Menghitung standard kerja karyawan tiap tahun berdasarkan masukan dari bagian produksi atas pengamatan langsung

7. Menghitung standard yield berdasarkan realisasi produksi tiap tahun

8. Aktif berkomunikasi dengan semua pihak yang terkait sehinggga diperoleh data yang akurat dan up to date

9. Sebagai juru bicara perusahaan dalam bekerja sama dengan perusahaan lain, seperti : toll manufacturing

Perencanaan produksi dilakukan bersama oleh Departemen Production Planning and Inventory Control (PPIC) dengan Departemen Produksi berdasarkan forecast yang diterima dari divisi marketing. Dengan forecast tersebut, disusunlah rencana pembelian dan PPIC mengeluarkan Order Requisition (OR) yang diserahkan ke Departemen Purchasing (pembelian), purschasing kemudian membuat Purshase Order (PO)/Purschase Request (PR), memilih suppliers yang cocok dan diketahui oleh manajer untuk diserahkan ke Supplier. Supplier kemudian mengirimkan barang yang sesuai dengan permintaan dan diserahkan ke gudang. Setelah barang diterima oleh bagian gudang, bagian gudang kemudian membuat Bukti Penerimaan Barang (BPB). Salah satu salinan Bukti Penerimaan Barang diserahkan ke Departemen Quality Control (QC) atau QA

1 FLOW MATERIAL

Bahan baku merupakan bahan mentah (raw material) & seluruh komponen yang digunakan untuk menghasilkan barang-barang/produk akhir. Raw material ini harus dikelola dengan baik, termasuk perencanaan, organisasi dan kontrol sehingga flow material mulai dari pembelian/purchasing, inventory stock sampai distribusi produk akhir, dapat efisien & efektif.

Flow Material Management meliputi :

1. Pembelian/Purchasing

2. Transportasi

3. Inventory Stock

4. Warehousing/ Pergudangan

5. Distribusi

Pembelian/Purchasing merupakan salah satu unsur cara / system yang ditempuh untuk mencapai keefektifan dan keefisienan dari flow material. Ada 2 sistem yang biasa dilakukan :

1. Blanket Purchase Order

Order pembelian jumlah besar secara total, dengan harga tetap tapi pengirimannya diatur dalam jangka waktu yang panjang. Terutama dilakukan untuk material yang nilainya cukup tinggi, potongan harga yang cukup besar bila order quantity cukup banyak atau material sukar didapat atau sering kosong.

2. Open Purchace Order

Order pembelian dalam jumlah kecil, dengan nilai yang kecil serta proses transaksi yang frekuensinya tinggi. Terutama dilakukan untuk material yang mudah didapat, supplier cukup banyak dan kebutuhannya fluktuatif.

Pembelian harus dilakukan dengan tepat waktu dan tepat sasaran.

Karakteristik Pembelian Tepat Waktu :

1. Supplier

o Hubungan terus menerus dengan supplier yang sama.

o Analisa harga diusahakan tetap atau ditekan.

o Delivery tepat waktu

o Tanggap terhadap keluhan

2. Kualitas

o Jaminan berkualitas ditunjukkan dengan C.O.A

o Supplier harus mengawasi kualitas secara statistik (past data)

o Hubungan erat dengan supplier untuk menjamin kualitas

o Kemasan Standard

3. Administrasi

o Jumlah konstan

o Surat menyurat seminim mungkin

o Menghindari kelebihan (over stock) atau kekurangan (out of stock)

o Perjanjian kontrak jangka panjang

3. Delivery/Pengiriman

o Penjadwalan yang dikoordinasikan dengan bagian lain sesuai kebutuhan, kapasitas gudang dan ketersediaan dana.

o Konsolidasi dengan supplier agar mau konsingasi (menyediakan stock untuk perusahaan)

Alur proses pembelian tepat waktu ini harus dilakukan dengan efektif & efisien, menghindarkan terjadinya penundaan pada saat pemeriksaaan material yang diterima, stock yang berlebihan, material tanpa C.O.A, dll.

Pembelian Tepat Waktu bertujuan:

1. Menghilangkan kegiatan yang tak perlu

misal : check time yang bertele-tele, karena supplier terpercaya.

2. Mengurangi inventory stock yang berlebihan, bila perlu “ zero stock” karena perencanaan & penjadwalan pengiriman yang terkontrol.

3. Supplier memiliki buffer stock digudangnya.

4. Kualitas yang terjamin karena seleksi yang ketat untuk supplier

PENGELOLAAN STOCK

Stock merupakan sumber daya yang nganggur namun memiliki nilai ekonomis. Stock memerlukan dana yang cukup besar yang tak menghasilkan apa-apa karena itu memerlukan penanganan yang profesional agar tidak berlebihan tapi tidak pula kekurangan.

Stock dapat digunakan untuk :

1. Fungsi “decoupling”, memperlancar produksi & distribusi terutama bila suplai & demand tidak menentu (fluktuatif).

2. Fungsi “hedging”, menangkal inflasi terutama saat kurs dolar mengalami depresiasi yang cukup tajam.

Saat harga turun beli bahan dalam jumlah besar, dan saat harga naik maka terdapat stock yang cukup dengan nilai lebih tinggi.

3. Dengan pembelian jumlah besar diharapkan mendapatkan discount cukup besar sehingga dapat menambah profit perusahaan.

Hanya harus mempertimbangkan cash flow/aliran dana, inventory cost, expiry date, dll

II. 2 MANAJEMEN PRODUKSI

Manajemen merupakan Seni dalam menyelesaikan sesuatu melalui orang lain, Sebuah proses yang dilakukan untuk mewujudkan tujuan organisasi melalui rangkaian kegiatan berupa perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian orang-orang serta sumber daya organisasi lainnya. Sehingga dianggap sebagai Seni atau proses dalam menyelesaikan sesuatu yang terkait dengan pencapaian tujuan. Dalam manajemen harus ada penggunaan sumber daya organisasi, baik sumber daya manusia, maupun faktor-faktor produksi lainnya. Sumber daya tersebut meliputi sumber daya manusia, sumber daya alam, sumber daya keuangan, serta informasi (Griffin,2002), proses yang bertahap dari mulai perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengimplementasian, hingga pengendalian dan pengawasan.

Manajemen Produksi merupakan kegiatan dimana sumber daya (bahan baku, energi, tehnologi, modal, mesin/peralatan, & personalia) yang mengalir dalam sistim tertentu, dikombinasikan dan diubah bentuk dengan cara spesifik sehingga dihasilkan produk yang mempunyai nilai tambah.

Manajemen produksi merupakan salah satu dari fungsi operasional perusahaan disamping Manajemen Pemasaran, Manajemen Keuangan, Manajemen Akuntansi, & Manajemen Personali,. dengan menerapkan Manajemen Produksi secara baik & benar maka dapat dilakukan 3 hal : Produktivitas tinggi, Efisiensi Kerja, dan Penurunan Biaya/ Cost Reduction.

Produktivitas merupakan peningkatan proses produksi, jadi ada peningkatan/pertambahan output dengan jumlah input yang tetap atau menurun.

Faktor yang mempengaruhi produktivitas :

1. Tenaga Kerja

2. Modal/Dana,

3. Mesin & Bahan

4. Ilmu pengetahuan Manajemen

5. Perkembangan Tehnologi

6. Lay Out Pekerjaan

7. Metode & Motivas

PPIC (Production Planning & Inventory Control)

PPIC merupakan bagian dari organisasi perusahaan yang menjembatani 2 department yaitu: marketing & produksi.

PPIC menterjemahkan kebutuhan pengadaan obat jadi untuk marketing kedalam bentuk rencana produksi & ketersediaan bahan baku serta bahan pengemas.

PPIC demikian penting peranannya dalam operasional perusahaan karena berkaitan erat dengan “cash flow/ alira dana” & kinerja bagian produksi secara umum

Fungsi PPIC

1. Men-sinergi-kan kepentingan marketing dan manufacturing

2. Mengintegrasikan/ memadukan pihak-pihak dalam organisasi (marketing, produksi, personalia, dan keuangan) agar dapat bekerja dengan baik.

Syarat agar PPIC bisa bekerja optimal

1. Ada rencana Sales dari marketing Department

2. Ada formula standard dari semua produk

3. Ada standard kapasitas produksi dan tenaga kerja

4. Ada standard yield dari semua produk

5. Ada pedoman waktu (delivery time) untuk pengadaan bahan/material, baik lokal maupun impor.

6. Ada batasan minimum dan maksimum stock

7. Ada koordinasi dan komunikasi yang baik dengan elemen terkait antara bagian marketing, inventory, produksi, personalia, quality control dan F&A (Finance & Accounting)

Tugas-tugas PPIC

1. Membuat rencana produksi dengan berpedoman rencana Sales Marketing

2. Membuat rencana pengadaan bahan berdasarkan rencana dan kondisi stock dengan menghitung kebutuhan material produksi menurut standard stock yang ideal (ada batasan minimal dan maksimal yang harus tersedia)

3. Memantau semua inventory baik untuk proses produksi, stock yang ada di gudang maupun yang didatangkan sehingga pelaksanaan proses dan pemasukan pasar tetap berjalan lancar dan seimbang

4. Membuat evaluasi hasil produksi, hasil penjualan maupun kondisi inventory

5. Mengolah data dan menganalisa mengenai rencana dan realisasi produksi dan sales serta data inventory

6. Menghitung standard kerja karyawan tiap tahun berdasarkan masukan dari bagian produksi atas pengamatan langsung

7. Menghitung standard yield berdasarkan realisasi produksi tiap tahun

8. Aktif berkomunikasi dengan semua pihak yang terkait sehinggga diperoleh data yang akurat dan up to date

9. Sebagai juru bicara perusahaan dalam bekerja sama dengan perusahaan lain, seperti : toll manufacturing.

Hubungan Flow Material - Produksi

Pengadaan Bahan/ Materi

Perencanaan pembuatan obat (produksi) dilakukan bersama oleh Departemen Production Planning and Inventory Control (PPIC) dengan Departemen Produksi berdasarkan forecast yang diterima dari divisi marketing. Dengan forecast tersebut, disusunlah rencana pembelian dan PPIC mengeluarkan Order Requisition (OR) yang diserahkan ke Departemen Purchasing (pembelian), purschasing kemudian membuat Purshase Order (PO)/Purschase Request (PR), memilih suppliers yang cocok dan diketahui oleh manajer untuk diserahkan ke Supplier. Supplier kemudian mengirimkan barang yang sesuai dengan permintaan dan diserahkan ke gudang. Setelah barang diterima oleh bagian gudang, bagian gudang kemudian membuat Bukti Penerimaan Barang (BPB). Salah satu salinan Bukti Penerimaan Barang diserahkan ke Departemen Quality Control (QC) atau QA.

Berikut adalah prosedur penerimaan, penyimpanan dan penyerahan bahan awal :

1. Memeriksa keutuhan kemasan, kebenaran label serta jumlah bahan awal yang diterima dengan surat jalan dan surat pesanan.

2. Mencatat bahan awal yang diterima dalam buku penerimaan bahan awal, menyimpan bahan awal yang datang di daerah karantina, kemudian diberi label karantina yang berwarna kuning pada tiap kemasan.

3. Mengirim salinan tanda terima bahan awal ke bagian pengawasan mutu, bagian pembelian, bagian perencana produksi (PPIC) dan bagian keuangan.

4. Petugas pengawasan mutu atau karyawan gudang yang ditunjuk khusus / sudah ditraining akan datang untuk mengambil sampel sesuai dengan prosedur tetap pengambilan contoh bahan awal

5. Bahan awal yang sudah diluluskan oleh bagian pengawasan mutu dan telah diberi label telah diluluskan, harus segera dipindahkan ke daerah penyimpanan bahan awal yang telah lulus uji. Dicatat status bahan awal (diluluskan atau ditolak) di dalam kartu sediaan.

6. Bahan awal yang ditolak oleh bagian pengawasan mutu diberi label ditolak dan disimpan di daerah bahan awal yang ditolak.

7. Untuk bahan yang berkhasiat yang memerlukan penanganan khusus, harus disimpan diruang ber AC atau kalau perlu dalam lemari pendingin yang dipantau kondisinya.

8. Untuk obat-obat psikotropik harus disimpan dalam lemari yang terkunci dan kuncinya dipegang oleh kepala gudang.

9. Hanya bahan awal yang telah lulus uji dan belum kadaluarsa yang boleh diserahkan ke produksi.

10. Setiap penyerahan bahan awal harus mengikuti prinsip FIFO (First In First Out) dan FEFO (First Expired First Out).

11. Setiap penyerahan bahan awal harus sesuai dengan surat permintaan bahan awal produksi

12. Setiap penyerahan harus dicatat di kartu persediaan bahan awal.

13. Setelah penimbangan bahan awal harus segera ditutup rapat dan bila perlu diberi silika gel.

14. kepala gudang harus melapor kepada kepala bagian pengawasan mutu bila ada bahan awal yang hampir kadarluarsa atau tanggal uji ulang. Pemberitahuan dilakukan 3 bulan sebelum kadarluarsa.

15. Setiap bahan awal yang tumpah tidak boleh dikembalikan ke dalam wadah asal tapi harus dimusnahkan dan dilaporkan kepada kepala pabrik.

Persiapan Produksi

QC

Departemen

PPIC

PRA PO

OR PO

Pengemasan

Dep. Packaging

Obat Jadi

Gudang Jadi

QC

Produk Baru R n’ D

Supplier

Supplier

Divisi Marketing

Distributor

Divisi

Financial

“Accounting”

Dep. Purchasing

PPIC mengeluarkan perintah produksi berupa Bulk Production Order (BPO) untuk bahan baku ke bagian administrasi produksi dan Packaging Order (PO) untuk bahan kemasan ke bagian packaging yang disertai dengan Material Requistion (MR) dan diperiksa kelengkapannya oleh Supervisor Dispensing. Bahan-bahan yang sesuai yang tercantum dalam BPO dikeluarkan dari gudang dan dimasukkan ke dalam passthrough yang merupakan penghubung antara gudang bahan awal dengan ruang timbangan produksi. Setelah ditimbang, sejumlah tertentu bahan awal disimpan di ruang staging.

Produksi

Bahan baku yang telah ditimbang sesuai dengan kebutuhan produksi kemudian dibawa ke ruang produksi dan dilakukan proses produksi di bawah pengawasan apoteker penanggung jawab produksi . Beberapa contoh tahapan produksi terbagi menurut sediaan obat :

A. Tablet

Setelah penimbangan bahan awal dilakukan pencampuran awal menggunakan mesin Diosna atau pencampuran secara manual tergantung dari bobot bahan yang akan dicampur selanjutnya diayak dan ditimbang. Granul basah yang dihasilkan kemudian ditimbang dan dikeringkan menggunakan FDB (Fluit dry big ) hingga diperoleh kadar air yang diinginkan. Granul kering yang diperoleh ditimbang dan dilakukan pencampuran akhir. Kemudian diayak dan ditimbang kembali dan siap untuk dikempa menjadi massa tablet. Untuk tablet salut dilakukan penyalutan tergantung dari tipe tablet. Misalnya, untuk coating pertama disemprot pharmacoat 6,5 sedang untuk coating kedua disemprot dengan eudragit E 12,5 % . Perbedaannya hanya terletak pada permukaan tablet yang lebih licin dan mengkilap jika dilakukan coating kedua. Tablet double coating merupakan multivitamin. Tiap-tiap tahap ini dilakukan pengujian (In Process Control), apabila lolos uji maka dilanjutkan proses selanjutnya. Tablet yang telah jadi lalu dilakukan uji oleh QC. Apabila release maka dilanjutkan dengan pengemasan primer. Hasil pengemasan primer disortir satu persatu kemudian dialihkan ke bagian pengemasan sekunder.

2. Kapsul

Alur produksi kapsul pada prinsipnya sama dengan alur produksi tablet. Hanya saja pada kapsul, setelah tahap pencampuran akhir, massa kapsul dimasukkan ke dalam cangkang kapsul. Baik menggunakan mesin maupun secara manual. Pengisian kapsul dilakukan dalam ruangan yang gelap atau dalam ruangan dengan intensitas cahaya yang cukup, hal ini tergantung dari karakteristik bahan aktif.

2. Sirup

Alur produksi sirup : dimulai dari penimbangan kemudian disimpan di ruang staging. Selanjutnya diolah di ruang pencampuran. Untuk bahan aditif yang memerlukan pemanasan digodok menggunakan double jacket. Sedangkan untuk bahan aditif dan zat aktif yang rusak oleh pemanasan maka dilakukan pencampuran biasa menggunakan tangki pencampuran. Kemudian dilakukan pencampuran akhir menggunakan homo mixer hidrolik hingga larutan homogen dan dilakukan penyaringan mess 200 menggunakan kain Polymont. Kemudian dikirim sampel ke bagian IPC. Apabila release, proses selanjutnya filling (pengisian massa larutan ke dalam botol kemasan) dan capping ( pengklepan tutup botol). Dimana setiap selang 30 menit dilakukan pengukuran keseragaman volume. Hingga akhirnya sirup siap dikemas oleh bagian pengemasan.

Botol yang digunakan dalam produksi sirup sebelumnya dicuci dengan menggunakan Rotary Washing Mechine. Kemudian dikeringkan dalam Oven suhu 150 ⁰C selama 2 jam. Sedangkan untuk tutup botol dicuci dengan alkohol 70% kemudian ditiriskan dalam keranjang plastik berlubang dan dikeringkan dengan menggunakan Dehumidifier.

D. Krem

Pada dasarnya alur pembuatan krem sama dengan alur pembuatan tablet. Hanya saja pada krem, pencampuran antara fase minyak dan fase air dilakukan pada suhu di atas 65 ⁰C. Sedang pencampuran massa krem dan zat aktif dilakukan pada suhu 45⁰C. Satu hal yang harus diperhatikan adalah agar penurunan suhu jangan drastis untuk menghindari pecahnya krem tetapi harus perlahan-lahan, diusahakan setiap seperempat jam turun 5 ⁰C.

Packaging/Pengemasan

Hasil produksi ruahan yang sudah direlease oleh QC, diserahkan dari bagian produksi ke bagian pengemasan. Bagian pengemasan yang akan menyortir kembali satu persatu obat jadi yang telah dikemas primer.

Dalam melaksanakan tugasnya, bagian pengemasan berpedoman pada Packaging Order (PO) yang dibuat oleh PPIC, PO berisi petunjuk untuk pelaksanaan proses pengemasan sediaan. PO dari PPIC disertai dengan MR (Material Requisition) berisi keterangan jumlah dan jenis bahan kemasan yang diperlukan untuk proses pengemasan satu batch produksi. Bahan kemasan yang diperlukan kemudian diserahkan oleh gudang bahan kemasan kepada bagian packaging.

Pada saat proses pengemasan, bagian IPC melakukan pengawasan mutu, baik itu pemeriksaan brosur , outerbox dan induk dus. Bersama dengan bagian pengemasan, IPC mengawasi penimbangan produk jadi untuk menghindari kesalahan yang mungkin saja terjadi pada saat proses pengemasan, misalnya kekurangan sendok obat dalam outer box.

Produk jadi yang memenuhi ketentuan release dari QC akan masuk ke gudang obat jadi menggunakan Delivery Note (DN) . Sedangkan barang yang direject akan dikembalikan ke bagian produksi untuk ditinjau ulang atau dimusnahkan

Tugas PPIC dan QC

Tugas PPC (Prod. Planning & Control) sbb:

- Menyaring Pesanan Penjualan dari bagian Sales.

- Memasukkan Pesanan tsb ke dalam Monthly Prod. Planning, setelah bisa diterima.
-Menyusun jadwal proses produksi pada waktu, route, & qty yang tepat sehingga barang bisa dikirim tepat waktu dan sesuai dengan permintaan pelanggan.
-Mengusahakan penyeimbangan lini kerja di produksi.

- Menginformasikan ke bagian Sales jika ada masalah di proses produksi yang menyebabkan delay delivery.

Tugas Bagian QC :

- Memeriksa kesesuaian mutu barang yang diterima dari pemasok, dengan standar mutu yang ada di perusahaan.

- Memeriksa kelengkapan & kesesuaian dokumen2 yang menjadi acuan proses produksi (SPK, Standar Proses, & Skedjul Proses Produksi).
- Memeriksa kesesuaian output dengan standar mutu yg ada pada saat proses dimulai (Validasi).

- Memeriksa pada saat proses, semua parameter berjalan baik.
- Memeriksa secara sampling, keluaran (output) proses untuk tiap Batchnya (lot).
- Memberikan status OK atau NG, apakah barang hasil proses bisa dijual atau dipakai (untuk Half-Finish) .

Kurang lebih seperti itu.

Kadang-kadang, beda tipe pemanufakturan, beda konsep.